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Esse é o limite de uma palestra no TED. Em sua longa experiência, há 30 anos no mercado, a organização americana traz essa referência para transmitir conteúdo relevante sem deixar o público dormir. De acordo com estudos científicos, o poder de concentração das pessoas está nessa faixa entre 10 e 18 minutos.

Quantas reuniões não deixamos de realizar justamente por falta de tempo? E quantas duram muito mais do que deveriam?

Já a necessidade de compartilhar informações com a própria equipe acaba sendo um desafio. Isso pode gerar muitos problemas pela falta da comunicação, como a falta de foco, alinhamento dos objetivos de acordo com o planejamento e acompanhamento dos resultados.

Adotar as micro-reuniões, apelidadas de “huddles”, é uma solução que busca a produtividade e tem sido utilizada por grandes empresas. São realizadas em no máximo 15 minutos e, em alguns modelos, até em pé (stand-up meetings).

Faltou sala? Sim, nosso grande problema. Que tal uma reunião dando uma volta no quarteirão? A atividade ainda contribui para nos tirar do sedentarismo e é uma pausa mais do que produtiva. As “walking meetings” têm agradado até os maiores executivos, como Mark Zuckerberg e Barack Obama.

Ah, mas eu não consigo imaginar uma reunião de 15 minutos na minha equipe… É melhor do que não fazer. Não acha?

Aqui, algumas dicas para as equipes conseguirem colocar em prática as reuniões semanais ou até diárias (a periodicidade pode ser definida de acordo com a necessidade, mas ela deve existir e ser criteriosa, porque gera compromisso, assiduidade e confiança):

1º – Definir a periodicidade, data e horário e ser fiel a essa tarefa como qualquer outra demanda de trabalho.

2º – Ter certeza de que a reunião vai acontecer, no dia e horário estipulados, e respeitando a duração combinada, preferencialmente 15 minutos e pela manhã, é fator fundamental para as pessoas se prepararem para a reunião.

3º – Preparação para reunião. É importante que cada um saiba quais são os assuntos que merecem ser compartilhados, porque gasta muito tempo e gera desinteresse falar da lista completa de afazeres.

4º – As reuniões semanais são para feedback. O planejamento e discussão de projetos específicos necessitam de um tempo exclusivo, mas ainda assim, podem ser repensadas no limite de até 30 minutos.

Que tal? Quem tiver uma experiência bem bacana de exemplo, compartilha aqui com a gente!

Referências:

Reuniões e palestras não devem passar de 18 minutos https://forbes.uol.com.br/carreira/2014/11/nao-faca-palestras-e-reunioes-que-durem-mais-de-18-minutos/

Reunião em pé? Empresas adaptam espaços para tornar encontros mais produtivos https://g1.globo.com/economia/concursos-e-emprego/noticia/2018/07/19/reuniao-em-pe-empresas-adaptam-espacos-para-tornar-encontros-mais-produtivos.ghtml

Reunião ao ar livre ou em pé são tentativas para melhorar decisões https://www1.folha.uol.com.br/sobretudo/carreiras/2017/05/1887910-reuniao-ao-ar-livre-ou-em-pe-sao-tentativas-para-melhorar-decisoes.shtml?loggedpaywall

A fórmula de fazer reuniões que conquistou Zuckerberg e Obama https://www.bbc.com/portuguese/noticias/2015/05/150506_vert_cap_reuniao_andando_ml

Comece o dia com uma reunião rápida, produtiva e indolor https://abstartups.com.br/2017/01/13/comece-o-dia-com-uma-reuniao-produtiva/

18 minutos de fama com o TED https://exame.abril.com.br/revista-exame/18-minutos-de-fama/

A ciência por trás dos 18 minutos de apresentação do TED https://www.monkeybusiness.com.br/blog/ciencia-apresentacao-do-ted

Por que brasileiros não gostam de reuniões de 30 minutos? https://www.startse.com/noticia/para-empreendedores/27725/por-que-brasileiros-nao-gostam-de-reunioes-de-30-minutos